Netvisor palkka-aineiston integraatio

Hillavasta voi lähettää Netvisoriin palkka-aineiston palkanlaskentaa varten. Integraatio ei ole oletuksena käytössä, jos haluat integraation käyttöön, ota yhteyttä [e-mail]. Integraation käytöstä tulee erillinen kulu.

Integraatiossa siirtyvät tiedot

Integraatiossa viedään kunkin resurssin (eli palkansaajan) valitun palkkajakson tuntikirjaukset Netvisoriin. Kirjaukset viedään vain niiltä resursseilta, joilla on Hillavassa palkansaajatunnus. Kirjauksesta viedään päivämäärä, palkansaajatunnus, määrä ja palkkalaji. 

Netvisorissa tiedot erotellaan palkkalajeihin ja kirjauslajeihin. Hillavasta kirjauslajeiksi (workday.nv) viedään KIRJAUSLAJI-tunnisteella olevat lajit ja palkkalajeille (payrollperiodcollector.nv) viedään PALKKALAJI-tunnisteella olevat lajit. 

Integraation käytön aloitus

1. Luo palkansaajat Netvisoriin, jos ne eivät jo ole siellä. Netvisor -ohjeita löydät osoitteesta: https://support.netvisor.fi/hc/fi 
2. Luo vastaavat resurssit Hillavaan ja lisää kullekin Hillavaan palkansaajatunnukseksi Netvisorin palkansaajan numero.
   • • Mikäli resurssin kirjaukset halutaan jättää siirtämättä, jätetään palkansaajatunnus tyhjäksi Hillavassa
3. Luo tarpeenmukaiset työaikaan liittyvät kirjauslajit Netvisoriin ks. ohje https://support.netvisor.fi/fi/support/solutions/articles/77000466986-kirjauslajit.
4. Luo tarpeenmukaiset palkkalajit (esim. ateriakorvaus) Netvisoriin ks. ohje https://support.netvisor.fi/fi/support/solutions/articles/77000466510-laskennalliset-palkkalajit.
5. Luo vastaavat palkkalajit Hillavaan (ohje) ja lisää kullekin Hillavaan Ulkoinen tunniste -kenttään Netvisorin palkkalajin tai kirjauslajin numero ja Ulkoinen tyyppi -kenttään arvoksi joko "KIRJAUSLAJI" tai "PALKKALAJI" riippuen kummasta on kyse Netvisorin puolella.
   • Jos Ulkoinen tyyppi-kenttään ei ole otettu kantaa, siirtyy kirjaukset Netvisoriin, mutta nämä kohdistetaan seuraavalla logiikalla: 
     • palkkalajit, joiden yksikkö on "h" eli tunti, siirtyvät kirjauslajeiksi.
     • palkkalajit, joiden yksikkö on muu kuin "h" eli esim kpl, km jne, siirtyvät palkkalajeiksi. 
     • Jos siis haluat kpl-yksikön siirtää kirjauslajiksi, syötä Hillavassa palkkalajille Ulkoinen tyyppi -kenttään "KIRJAUSLAJI", niin saat tämän ohjattua kirjauslajeihin.  
   • Huom! Ulkoisessa tunnisteessa ei saa olla etunollaa eli muotoilu on oltava esimerkiksi 1, ei 01. Tällä saamme varmistettua, että Hillavan palkkalaji yhdistyy varmasti oikeaan kirjaus-/palkkalajiin Netvisorissa. 

Palkka-aineiston lähetys Netvisoriin

1. Mene näkymään Resurssit - Palkkajaksot.
2. Valitse palkkajakso, jonka aineiston haluat lähettää Netvisoriin.
   • Voit lähettää vain suljetun palkkajakson aineiston. Lue palkkajakson sulkemisesta täältä.
3. Valitse alareunasta "Lähetä palkanlaskentaan".
4. Kun lähetys onnistuu, palkkajakson tila muuttuu automaattisesti "Lähetetty"-tilaan.
5. Jos lähetys jostain syystä epäonnistuu, palkkajakson tila muuttuu automaattisesti "Lähetys epäonnistui"-tilaan.
   • Näet epäonnistumisen syyn, kun viet hiiren kursorin epäonnistuneen palkkajaksorivin päälle.
     
   • Tässä esimerkkitapauksessa Hillava ylläpitäjä -nimiseltä resurssilta on puuttunut työntekijänumero. Lisää työntekijänumero ja lähetä tiedot uudelleen. Alempana on eroteltuna yleisimpiä virhetilanteita ja miten saat näitä ratkaistua suoraan käyttöliittymästä. 

Yleisimpiä virhetilanteita 

Jos palkkajakson lähetys epäonnistuu tässä on listattuna yleisimmät virhetilanteet ja miten ne saat ratkaistua Hillavassa ja/tai Netvisorissa. 

1. "INVALID_DATA :: Tiedon muoto virheellinen:. Työaikatietoja ei voi tuoda. Päivän tunteja on jo kuitattu tai hyväksytty"
   
   • Jos Hillavasta tuodaan tietylle päivälle tunteja, niin kyseisellä päivällä ei saa olla Netvisorissa vielä kuitattuja tai hyväksyttyjä tunteja. Siirrä ensin kaikki tunnit Hillavasta Netvisoriin ja aloita vasta tämän jälkeen kirjausten käsittely Netvisorissa.
2. Kirjauslajia ei löydy
   • Varmista, että kaikilla palkkajakson kirjausten palkkalajeilla on Hillavassa annettuna ulkoinen tunniste ja ulkoinen tyyppi. Tarkemman ohjeen löydät täältä: https://hillava.zendesk.com/hc/fi/articles/360003502534-Netvisor-palkka-aineiston-integraatio
   • Jos ulkoinen tunniste ja ulkoinen tyyppi on oikein Hillavassa, varmista sama myös Netvisorin puolelta.
3. Palkkalajia ei löydy
   • Varmista, että kaikilla palkkajakson kirjausten palkkalajeilla on Hillavassa annettuna ulkoinen tunniste ja ulkoinen tyyppi. Tarkemman ohjeen löydät täältä: https://hillava.zendesk.com/hc/fi/articles/360003502534-Netvisor-palkka-aineiston-integraatio
   • Jos ulkoinen tunniste ja ulkoinen tyyppi on oikein Hillavassa, varmista sama myös Netvisorin puolelta.
4. Palkansaajaa ei löydy
   
   • Hillavassa on palkansaajatunnus resursilla, joka ei täsmää Netvisorin puolella. Varmista, että jokainen resurssi, jolla on palkansaajatunnus, on myös Netvisorissa ja palkansaajalla on Netvisorissa sama numero kuin Hillavassa palkansaajatunnuksena.
   • Tarkemman ohjeen löydät täältä: https://hillava.zendesk.com/hc/fi/articles/360003502534-Netvisor-palkka-aineiston-integraatio
   • Hillavassa voi olla resursseja, joiden kirjauksia ei haluta siirtää Netvisoriin. Tällöin jätä Hillavassa palkansaajatunnus resurssilta tyhjäksi. Tämä herja tulee vain jos palkansaajatunnus on annettuna, mutta tunnus ei täsmää Netvisorin puolella kehenkään. 
5. Work activity type xx xxxxxx (ID) is missing external id
   • Palkkajaksolla on kirjaus, jolle ei ole annettuna ulkoista tunnistetta. Varmista samalla että ulkoinen tyyppi on myös oikein (KIRJAUSLAJI/PALKKALAJI)
   • Hillavassa voi olla vain sellaisille palkkalajeille kirjauksia, jotka halutaan välittää Netvisoriin.
6. Tiedon muoto virheellinen:. Laskentakohdetta ei löydy: xxxxxxxxx
   • Hillava siirrettävä kirjaus liittyy Netvisoriin siirtyvään laskentakohteeseen, joka on samalla nimellä jo toisen Laskentakohde otsikon alla Netvisorissa. Netvisor ei salli luoda täysin identtistä laskentakohdetta usean otsikon alle vaan laskentakohteet ovat yksilöllisiä. 
   • Laskentakohteisiin voidaan viedä useampaa eri tietoa Hillavasta. Tarkemmat ohjeet näiden hallinnasta löydät täältä: https://hillava.zendesk.com/hc/fi/articles/360020401260-Laskentakohdetiedon-vienti-Netvisoriin
   • Virheilmoituksessa kerrotaan ongelmallinen laskentakohde. Helpoin tapa päästä ongelmasta eteenpäin on etsiä ko tieto Hillavasta ja lisätä jokin merkki sen perään, jotta ko tiedosta tulee yksilöllinen. 
   • Voit myös tarkistaa, että tieto on oikein ja muokata tiedon Hillavassa toiselle laskentakohteelle (kts ylempänä ohjetta miten laskentakohteita hallitaan ja määritetään) tai muokata laskentakohdetta Netvisorissa suoraan vastaamaan Hillavan termiä oikean otsikon alla. 

Kun olet korjannut ko virheilmoituksen ongelman, voit lähettää palkkajakson uudelleen. Joskus virheen korjaaminen voi vaatia muokkausta kirjaukselle ja tällöin on tarve avata palkkajakso uudelleen. Voit tämän tehdä, muokata tietoja ja sulje palkkajakso taas kun haluat lähetystä yrittää uudelleen. Uudelleen lähetyksessä viedään vain ne kirjaukset, joita ei ole aiemmin lähetetty.